新生活が始まったり、コロナが影響したりして、タスクが増えたり、やるべきタスクが日々コロコロと変わることが多いこのごろ。やることがいっぱいで混乱していませんか。私は18年間のワーキングマザー生活で、仕事や家事育児のタスク管理の方法を試行錯誤してきました。その末にたどり着いた、今のタスク管理方法をご紹介します。
タスク管理は無駄な時間をカットするために必要
タスクの管理はなぜ必要なのでしょうか。理由は大きく分けて二つあると考えています。
一つはやらなければいけないことを忘れず、モレなく実行することです。
やるべきタスクを忘れると、ダブルブッキングを起こして時間の調整をし直したり、忘れていた理由を説明してお詫びしたり、大慌てで実行して失敗しそのフォローをする時間が必要になったりします。
こうした時間は、何も生み出さない、生産性の低い時間となってしまいます。1日は誰にとっても24時間しかありません。無駄な時間は出来る限りカットしましょう。
もう一つは、キャパシティオーバーに陥り、その結果、睡眠時間を削るなどの「無理」が発生することを防ぐためです（当然のことながら、キャパオーバーはひとつひとつのパフォーマンスのレベルを低下させます）。
これらの目的を果たすために、私は GoogleTo DoリストGoogle カレンダーと 、紙の手帳を使っています。
スマホアプリ「Google To Do リスト」はタスク追加に便利
まず、タスクの追加記入に便利なのが「Google to do リスト」です。
「Google ToDoリスト」はGoogleのタスク管理ツールです。PC版のGoogleカレンダーに付いている機能で、スマホのアプリもあります。
スマホに「Google To Do リスト」を入れておくと、カレンダーの「To Do リスト」と連動して、タスクの追加や完了チェックをすることができます。
私はこの「Google To Do リスト」を主にタスクの追加に使っています。
外出中にふと「アレやらなきゃ」と思いついたこと、お客さまとの打ち合わせで「〇〇しますね」とやることが出てきたとき、家族に「いつまでにコレお願い」と頼まれたとき、すぐにこのタスクリストに入力します。
そうすることで「あ、忘れてた！」を防ぎます。
また、Google ToDoリストでは「繰り返し設定」ができます。毎週決まった曜日に行う「ゴミ出し」など、定期的に発生するタスクをまとめて記入できます。
なお、このとき、仕事のタスクとプライベートのタスクとを分けないのがポイントです。実行する人間はひとりだからです。
Google カレンダーで優先順位を確認
毎朝、仕事の始めにパソコンを開いたら、ToDoリストの内容を見返し、その重要度と優先順位を考えます。
その時に使うのがGoogle カレンダーです。
パソコンでGoogleカレンダーを開き、マイカレンダーの「To Do リスト」にチェックをつけておくと、その日のタスクがカレンダーに表示されるようになります。
カレンダーの該当の日にその日やるべきタスクを移動させたら、タスクをいくつかのランクに分け、タスクの前に記号をつけます。各記号と意味は以下の通りです。
- AA その日が締め切りのタスク
- A 至急案件（締め切りはその日ではない）
- B 重要案件（締め切りはその日ではない）
- マークなし やりたいこと（急ぎではなく、重要でないかもしれないけど）
このようにマークを付けると、 「A A」「 A」「 B」「マークなし」 の順にタスクが並びます。
こう表示しておけば、上のタスクから順に取り掛かっていけばOK。「さて何をやるか」と迷う無駄な時間がなくなります。
また、その日に最低限やるべきタスクは「 AA 」のみです。
突発的な用事が出来た時などは、 「AA」のみなんとかこなし、 「A」「B」「 マークなし」は、明日以降に回しましょう。
また、「AA」「A」 の緊急度のタスクがサクサク進んだら、大事な「 B」ややりたい「マークなし」 のタスクにも向き合いましょう。
「今日できることは今日やろう」とよく言いますが、今日できること全てを今日やっていたら1日が36時間があっても足りません。
「今日できることは今日やろう」精神は「毎日の残業」「恒常的な無理」が生まれる原因のひとつだと思います。明日でもいいタスクは明日に回せば、ゆとりと余暇を楽しむ時間が作れます。
また、明日、明日と後ろに回していくうちに、「必要なかったと判明する」「やりたい気持ちがさめた」となるときもあります。そういうときは「やらなくてよかった」と思いつつ、その項目をタスクから削除します。
バーチカルタイプのスケジュール帳でいつやるかを管理
その日のタスクが決まったら、必要な時間を見積もり、バーチカルタイプの手帳に書き込みます。
バーチカルタイプとは、縦に時間がとられているタイプの手帳です。このタイプの手帳のメリットは、空き時間が可視化できる点です。
スケジュール帳には、やるべきタスクをいつやるかを必要時間とともに書き込みます。
例えばこんな感じです。
私は約束している時刻は○で囲み、そうでないものは開始予定時刻にーからの↓で書くルールにしています。
こうやって書いてみると、空いている時間が午後4時半から6時までのみと、ひと目でわかります。
だからこの日には、１時間半以上かかるタスクは追加できません。追加するとキャパシティオーバーになります。
タスク追加が必要な場合は、すでに入れている予定を明日以降に動かす必要があります。そうしないと時間が足りず、無理したり、睡眠時間を削ったり、急いで雑な仕事になる可能性が高くなります。
このように、空き時間を把握して追加業務をスケジューリングしていけば、「日中は面談ばかりで内勤は夜」のような働き方を防ぐこともできます。
…と、私は以上のように、やるべきタスクを「忘れず」「もれなく」「無理せず」実行できるように努めています。ご参考まで!
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