「時間管理のマトリックス」をご存知でしょうか。タスクを緊急度と重要度で次の4つに分類して管理するという考え方です。
4つの分類
四つの領域とは以下の通りです。
- 緊急で重要なこと
- 緊急ではないが重要なこと
- 緊急だが重要ではないこと
- 緊急でも重要でもないこと
タスクをこの領域のいずれかに分けます。
１番が多い時には、タスク管理が追いついていないということ。２番の領域のうちに、片付けておきましょう。３番と4番は領域はなくしましょう。
というのが基本的な考え方です。
「何が重要か」が重要
このマトリックスでタスクを分類する時に、大事なのは「何が重要か」という判断です 。
ここに迷うようでは、タスクの分類そのものに、無駄に時間がかかってしまいます。
この判断にとって大切なことは、「自分の人生にとって重要」ということです。
つまり、「価値観」に照らし合わせて「重要」かどうかです。自分の価値観がはっきりしていることが、前提なのです。
「自分にとっては重要ではないが、誰かにとっては重要なこと」「会社にとっては重要だが、自分にとっては重要じゃないこと」などを第一の領域に入れてはいけません。
その意味では、このタスク管理は仕事のタスクの管理には、向いていないかもしれません。仕事にこのマトリックスを活用する場合は、上司や周囲に確認するなどして、「重要度」を判断しましょう。
分類の例
「人生にとって大事なこと」という観点で考えると、私の場合は以下のようなタスクの分類になります。
１、緊急で重要なこと
- 自分や家族が直面した災害・事故・怪我・病気への対応
- 締切の迫った仕事や手続き
２、緊急ではないが重要なこと
- 日々の仕事や手続き ※ゆとりをもって進めないと１番に移動！
- 健康維持のための活動（運動・料理・睡眠・リフレッシュ）
- 人間関係を育む活動
- 成長するための新しい体験（仕事・勉強・旅・読書）
- 危機（災害・事故・怪我・病気など）への備え
３、緊急だが重要ではないこと
- アポなし訪問への対応
- 突然の電話に出ること
４、緊急でも重要でもないこと
- 目的のないSNSチェック
- 同じく、テレビ鑑賞
- 他人の問題に首を突っ込むこと
- 噂話
- 暇つぶしのゲーム
- ギャンブル
- 暴飲暴食
- 泥酔
というわけで１番と3番と4番は極力なくし、2番の時間をたっぷり取れるよう心がけています。
1日の行動を記録して見直そう
もしもあなたが、「時間が足りない」感じているならば、1日の活動をご紹介した４つの分類に分けてみることをお勧めします。
2番がたくさんあれば、充実した毎日ですね！
その他の領域が多いなら、それらのタスクをなんとかなくせないか工夫してみましょう。
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