社史や記念誌を作るときは、編集委員会などを立ち上げますが、実質的に外部とやり取りしたり社内の調整を行うスタッフが一人必要です。その人選が適切ならば、社史や記念誌の質がぐっと高まります。
編集委員会と事務局の役割
社史や記念誌を作ると決まったら、まずは編集委員会と事務局を立ち上げます。それぞれの役割は以下の通りです。
編集委員会
編集の方針を決めたり、構成や予算、記載内容が OK かどうかなど最終的に決定する組織です。
事務局
社史・記念誌を作るにあたり、資料を集めたり、外部に寄稿の依頼をしたり、制作パートナーとのやり取りをしたりと、実質的な作業を担当します。
編集委員会の人選
経営者
会社のこれまでの歩みや出来事を一番知っているのはもちろん経営者です。また、制作している社史記念誌が OK かどうかの最終決定者も経営者です。
忙しい中でも、途中経過を月一程度は確認したいところです。方向性が違っていると感じれば、事務局スタッフや外部パートナーに適切な指示を出しましょう。
各部門・部署のリーダー
資料の提出や整理や関連原稿のチェックなどに、各部門・部署の協力が不可欠です。
通常の業務が忙しいと、社史・記念誌作りに対して非協力的になりがちです。
リーダーから一般のスタッフに社史・記念誌を作る意義を伝え、編集に協力したくなる環境をつくりましょう。
事務局に任命したい人材
ある程度の社歴があるスタッフ
ある程度の社歴があった方が、会社の歴史やビジョンへの理解もあり、資料集めなどの業務をスムーズに行うことができます。
また、社内での人間関係や信頼関係が構築されており、内部の調整がやりやすいでしょう。
負担が偏らないようアシスタントをつけると良いでしょう。アシスタントを新人に担当してもらうと、新人スタッフにとってとても良い勉強になります。
経営者や幹部社員にものがいえるスタッフ
社史・記念誌の制作にあたっては、経営者・役員とのやりとりが欠かせません。時には原稿の催促など、一般社員にはやりづらい業務も発生します。
経営者らからの信頼が厚く、ときには忠言ができるような方が事務局にいると、進行がスムーズになります。
反対に、上司の顔色を伺ってばかりのイエスマンだと、「社長に原稿の催促なんてできません」といった理由でスケジュールがどんどん後ろ倒しになっていきます。
言いにくいことを伝えてもらうよう、外部の制作パートナーに頼むというのも一つの手です。
好奇心が旺盛なスタッフ
知らなかったことを知ったり、新しい発見があったりすることを「楽しい」と感じる人が向いています。
こういう方が担当されると「あれを盛り込みたい」「これも載せたい」と、編集作業も充実したものになります。
反対に、「誌面が埋まればいい」「写真でも載せておけばいい」という程度の思い入れしかなく、好奇心も働かない方にとっては、編集作業は非常に面倒で負担に感じられることでしょう。
フットワークが軽くITスキルの高い若手スタッフ
社史・記念誌づくりにはデータ作成やデータのやりとり、資料の整理や写真撮影など、パソコンを使う業務が多々あります。
フットワークの軽いくTスキル若手のスタッフを加えることで、事務局担当者の負担を軽減することができます。
編集委員会と事務局、スタッフ一丸となる
編集委員会や事務局がなくても「それぞれの人が校正すればそれでいいじゃないか」「担当スタッフひとりが、ちゃんとやれば問題ない」と思われるかもしれません。
しかし、大事なのは話し合い、思いや見解を共有することです。そうやって、協力し、理解しあえることが、社史・記念誌づくりの大きな効果と言えます。
書籍は一度作ってしまえば、修正できずに世の中に広まり、長く（国会図書館に寄贈すれば永久に）残ります。
「もっとこうすれば良かった……」という後悔なく、満足のいく社史記念誌が作れるよう、編集委員事務局一般のスタッフ一丸となって編集に関わる体制をつくりましょう。
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